Jak zorganizować konferencję? Podstawy dla początkujących: organizacja dużych szkoleń, konferencji i eventów nie należy do najprostszych. Jest bardzo wiele punktów, na które trzeba zwrócić uwagę. Niektóre z nich wymagają szczególnie dużego skupienia, inne można zrobić szybko i mniej dokładnie. Dobrze przeprowadzona organizacja konferencji powinna zostać rozpoczęta przynajmniej na kilka miesięcy przed wydarzeniem. Pod spodem umieszczona została lista rzeczy obowiązkowych do wykonania. Stosując się do niej, można uniknąć bałaganu organizacyjnego.
Wybranie osób, które pomogą w organizacji
Dobór odpowiednich ludzi to podstawa, bez której ciężko będzie ruszyć dalej. Organizatorów trzeba wybierać bardzo rozsądnie. Muszą być to osoby ambitne, obowiązkowe i komunikatywne. Niesłowność oraz jałowy zapał zdecydowanie eliminują kandydaturę. Dobrze, żeby członkowie ekipy organizującej mieli doświadczenie w tworzeniu podobnych eventów. Zgrana drużyna jest bardzo istotna, ponieważ umożliwia rozdysponowanie zadań. Główny organizator może zająć się koordynacją pracy innych osób. Taka strategia przynosi doskonałe rezultaty. Kiedy jeden człowiek jest odpowiedzialny za wszystko, nigdy nie będzie działał na 100%. Ilość zaangażowanych osób zależy od wielkości wydarzenia. Organizacja konferencji lub szkolenia wymaga pracy nad wieloma obszarami.
Wybór miejsca
Oczywiście wybór miejsca powinien być wspólną decyzją paru członków, jednak dobrze jest mieć osoby, które wyszukają najkorzystniejsze oferty. Pod ten punkt należy jeszcze podciągnąć wyszukanie hotelu dla uczestników i catering.
Finanse
Finanse to kolejny obszar, wymagający szczególnej uwagi. Osoby odpowiedzialne za obserwację budżetu będą pilnowały, żeby koszty nie przerosły potencjalnych przychodów. Organizacja konferencji wymaga zaangażowania sponsorów. Ludzie odpowiedzialni za finanse powinni przygotować listę firm, do których warto zgłosić się w tej sprawie.
Promocja wydarzenia
Oddzielni ludzie powinni prowadzić wydarzenie od strony marketingowej. Należy ustalić strategię promocji i drogę dotarcia do uczestników. Obowiązkowe na pewno będzie prowadzenie profili na portalach społecznościowych, najlepiej wszystkich możliwych. W ten sposób bardzo dużo gości dowie się o wydarzeniu. Jeżeli wydarzenie ma swoją stronę internetową, powinno się ją odświeżyć i prowadzić na bieżąco. Dodatkową formą promocji jest tworzenie infografik, plakatów i ulotek.
Dystrybucja biletów
Sprzedaż biletów internetowa i “klasyczna” to bardzo ważne obszary działania. Należy zwrócić szczególną uwagę na wygodę i łatwość transakcji.
Przedstawiciel medialny
To osoba, która będzie odpowiadała na maile i telefony z pytaniami od uczestników i dziennikarzy. Oczywiście obowiązki przedstawiciela medialnego, może mieć ktoś zajmujący się już innymi zadaniami.
Wybranie odpowiedniego hasła reklamowego
To bardzo ważny punkt, mogący decydować o sukcesie wydarzenia. Oczywiście hasło musi być ściśle związane z tematem konferencji. Powinno łączyć i w błyskotliwy sposób podsumowywać wszystkie prezentacje. To hasło będzie w głównej mierze promowało wydarzenie na plakatach, infografikach, ulotkach itp.
Zdobycie sponsorów
Zespół obarczony zadaniem wyszukiwania firm, które mogą chcieć zainwestować w konferencję, powinien przekazać listę. Zadaniem głównego organizatora jest spotkanie się z przedstawicielami przedsiębiorstw i negocjacja warunków umowy sponsorskiej. Należy dokładnie ustalić kwoty oraz korzyści płynące z zawartego porozumienia dla każdej ze stron. Mając zbudowany budżet, organizacja konferencji może ruszyć dalej.
Planowanie budżetu
Razem z ekipą odpowiedzialną za pilnowanie finansów należy zaplanować wydatki. Trzeba określić sumę, która będzie mogła być przeznaczona na wynajem miejsca i catering. Promocja wydarzenia również generuje duże koszty. Nie można zapomnieć o wynagrodzeniach dla prezenterów, niektórzy potrafią sobie zażyczyć bardzo duże sumy pieniędzy. W planach budżetowych warto zostawić niemałą kwotę na niespodziewane wydatki. Organizacja konferencji potrafi zaskoczyć różnymi problemami.
Wybór daty imprezy
Datę należy wybrać mądrze. To ile czasu będzie trwała konferencja, zależy od ilości prezenterów i uczestników. Należy oszacować ramy czasowe wydarzenia. Jeżeli konferencja jest zaplanowana na 2 dni, to powstaje konieczność organizacji noclegu. Data nie może kolidować z innymi wydarzeniami w okolicy. Przyczyną nie jest konkurencja o klienta. W czasie, gdy odbywają się inne imprezy, to rosną ceny hoteli w mieście.
Zaproszenie prezenterów
Ściągnięcie prezenterów nie jest trudne, chyba że to zagraniczne autorytety. Zazwyczaj odpowiednia kwota przekonuje występującego. Mając listę mówców, można opublikować program imprezy.
Wybór i rezerwacja miejsca
Osoby odpowiedzialne za wyszukanie potencjalnych miejsc, powinni zaprezentować listę. Wybór opiera się o porównanie cen, ilości miejsc i dodatkowych udogodnień. Na przykład darmowa sieć WiFi jest bardzo pożądana przez uczestników wydarzenia. Sala może być wynajęta w hotelu, szkole, na wyższej uczelni itp. Są również ośrodki zbudowane z myślą o organizacji w nich konferencji.
